SIA “Volko Engineering”

Privātuma politika

Rīga, 2019

Termini

Veolko Engineering – SIA “Volko Engineering”;

VDAR – Eiropas Parlamenta un padomes 2016. gada 27. aprīļa Regula 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti, jeb Vispārīgā datu aizsardzības regula;

Personas dati – jebkura informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu; identificējama fiziska persona ir tāda, kuru var tieši vai netieši identificēt, jo īpaši atsaucoties uz identifikatoru, piemēram, minētās personas vārdu, uzvārdu, identifikācijas numuru, atrašanās vietas datiem, tiešsaistes identifikatoru vai vienu vai vairākiem minētajai fiziskajai personai raksturīgiem fiziskās, fizioloģiskās, ģenētiskās, garīgās, ekonomiskās, kultūras vai sociālās identitātes faktoriem;

Personas datu apstrāde – jebkura ar personas datiem vai personas datu kopumiem veikta darbība vai darbību kopums, ko veic ar vai bez automatizētiem līdzekļiem, piemēram, vākšana, reģistrācija, organizēšana, strukturēšana, glabāšana, pielāgošana vai pārveidošana, atgūšana, aplūkošana, izmantošana, izpaušana, nosūtot, izplatot vai citādi darot tos pieejamus, saskaņošana vai kombinēšana, ierobežošana, dzēšana vai iznīcināšana; 

Darbinieki – Visi Volko Engineering darbinieki, kā arī personas, kurām ar Volko Engineering ir nodibinātas darba tiesiskās attiecības vai uzņēmuma līgums.

Pārzinis – fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kas viena pati vai kopīgi ar citām nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus; 

Apstrādātājs –  fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kura pārziņa vārdā apstrādā personas datus; 

Datu subjekts – tieši vai netieši identificēta vai identificējama fiziska persona, tajā skaitā visi Volko Engineering klienti un Volko Engineering Darbinieki. 

Datu subjekta piekrišana – jebkura brīvi sniegta, konkrēta, apzināta un viennozīmīga norāde uz datu subjekta vēlmēm, ar kuru viņš paziņojuma vai skaidri apstiprinošas darbības veidā sniedz piekrišanu savu personas datu apstrādei; 

Apstrādes ierobežošana –  uzglabātu personas datu iezīmēšana ar mērķi ierobežot to apstrādi nākotnē; 

Lai nodrošinātu Volko Engineering Datu subjektu privātumu un pienācīgu personas datu aizsardzību saskaņā ar Eiropas Parlamenta un padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti, jeb Vispārīgo datu aizsardzības regulu, Volko Engineering ir izstrādājusi Privātuma politiku ar mērķi sniegt informāciju par personas datu apstrādes nolūku, apjomu, aizsardzību, apstrādes termiņu, Datu subjekta tiesībām saistībā ar tā personas datu apstrādi.

Pārziņa kontaktinformācija

  1. Pārzinis ir SIA Volko Engineering (turpmāk – Volko Engineering), vienotās reģistrācijas Nr. 40203075692, juridiskā adrese Aptiekas iela 8-29, Rīga, LV-1005;
  2. Jautājumos, kas saistīti ar personas datu apstrādi, vērsties pie: Vladimirs Volkovs, Tel. Nr. +371 20018816, e-pasts – info@volkoengineering.com. Pieprasījumus par datu subjekta tiesību īstenošanu iesniegt saskaņā ar Privātuma politikas 25. punktu.

Piemērojamie tiesību akti

  1. Eiropas Parlamenta un padomes Regula Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (VDAR); 
  2. Reklāmas likums;
  3. Fizisko personu datu apstrādes likums.

Privātuma politikas piemērošana

  1. Privātuma politiku piemēro privātuma un personas datu aizsardzības nodrošināšanai attiecībā uz:
    1. Fiziskām personām, t.i. Volko Engineering klientiem (tajā skaitā potenciālajiem, bijušajiem un esošajiem) (turpmāk tekstā – Klienti), darbiniekiem, datu apstrādātājiem, kuri saņem vai nodod datus, vai ir jebkādi citādi iesaistīti pakalpojumu sniegšanas procesā, un kuri nepieciešami, lai fiziskai personai (Klientam, pakalpojumu saņēmējam) tiktu nodrošināta pienācīga pakalpojuma sniegšana; kā arī trešajām personām, kuras saistībā ar pakalpojumu sniegšanu fiziskai personai saņem vai nodod jebkāda veida fizisko personu datus (piemēram, kontaktinformāciju) Volko Engineering;
    2. Juridiskām personām, ja to nosaukums satur fizisku personu datus, kā arī juridiskas personas informācija, kura varētu tikt saistīta ar fizisku personu kā arī Volko Engineering sadarbības partneriem;
    3. Volko Engineering tīmekļa vietnes apmeklētājiem un tiešsaistes pakalpojumu izmantotājiem.
  2. Privātuma politika ir attiecināma uz datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē Klients sniedz personas datus (rakstiski, telefoniski, interneta mājaslapā, papīra formātā vai ar elektroniskā pasta starpniecību, u.c.) un kādās uzņēmuma sistēmās vai formā tie tiek apstrādāti.
  3. Attiecībā uz specifiskiem datu apstrādes veidiem (piemēram, sīkdatņu apstrādi u.c.), vidi, nolūkiem var tikt noteikti papildus noteikumi, par ko Klients tiek informēts brīdī, kad viņš sniedz attiecīgus datus Volko Engineering.

Apstrādājamie personas dati un personas datu apstrādes mērķi

  1. Volko Engineering rīcībā var atrasties sekojoši personas dati, kuri tiek izmantoti sekojošiem nolūkiem: 
    1. Pakalpojuma nodrošināšanai:
      1. uzņēmuma nosaukums;
      2. Klienta vārds, uzvārds;
      3. e-pasts;
      4. telefona numurs;
      5. Klienta amats uzņēmumā.
    2. Līgumsaistību nodibināšanai:
      1. vārds, uzvārds;
      2. uzņēmuma nosaukums;
      3. personas kods;
      4. adrese (juridiskā, faktiskā vai deklarētā);
      5. Klienta rekvizīti.
    3. Darba attiecību uzsākšanai un uzturēšanai, tajā skaitā informācija, kura nepieciešama, lai tiktu nodrošināta darba devēja likumā noteikto pienākumu pildīšana, kā, piemēram, darbinieku algu aprēķināšana, izsniegšana:
      1. vārds, uzvārds;
      2. personas kods;
      3. deklarētā vai faktiskā dzīvesvietas adrese;
      4. e-pasts;
      5. telefona numurs;
      6. darbinieku rekvizīti;
      7. darbinieka amats;
      8. potenciālo un esošo darbinieku CV.
    4. Biznesa plānošanai un analītikai:
      1. Klientu sniegtās atsauksmes;
    5. Uzņēmuma mārketinga stratēģijas izveidei un īstenošanai:
      1. vārds, uzvārds;
      2. e-pasts;
      3. telefona numurs;
      4. personas pašas pievienota fotogrāfija;
    6. Informācijas sniegšanai valsts pārvaldes iestādēm vai operatīvās darbības subjektiem normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos, kārtībā un apjomā.
    7. Tīmekļa vietņu uzturēšanai un analītikai:
      1. sīkdatnes mājaslapas funkcionalitātes nodrošināšanai;
        1. pieslēguma laiks;
        2. ilgums;
        3. IP adrese.
      2. Trešo personu sīkdatnes;
        1. IP adrese;
        2. sīkdatnes, kas glabā informāciju par lietotāju paradumiem un
        3. lietotāju iepriekš veiktajām darbībām;
        4. unikālo mājaslapas apmeklētāju uzskaite un analītika.

Personas datu apstrādes likumīgums

  1. Volko Engineering apstrādā personas datus balstoties uz sekojošiem VDAR 6. pantā minētajiem tiesiskajiem pamatiem:
    1. Līgumiskā pamata, lai nodrošinātu pienācīgu līgumsaistību izpildi, kā arī pirms līgumsaistību dibināšanas, ja personas dati nepieciešami līguma sastādīšanai pirms tā noslēgšanas.
    2. Normatīvajos aktos noteikto uzdevumu izpildei, lai Volko Engineering, saskaņā ar tai saistošajiem Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem pildītu tai noteiktos pienākumus. 
    3. Volko Engineering Leģitīmās intereses:
      1. Nodrošināt un uzlabot klienta pieprasītā pakalpojuma sniegšanas kvalitāti;
      2. Nodrošinātu līgumsaistību izpildi;
      3. Novērst drošības riskus un veikt preventīvos pasākumus;
      4. Novērst krāpniecību un zādzību;
      5. Uzņēmuma tiešā mārketinga, e-pastu mārketinga, re-mārketinga Google un Facebook reklāmas tīklos nolūkiem;
      6. Nodrošināt efektīvu finanšu un biznesa uzskaiti un analītiku, kā arī efektīvus uzņēmuma pārvaldības procesus. 
    4. Pamatojoties uz Datu subjekta piekrišanu. Datu subjekts jebkurā brīdī ir tiesīgs atsaukt savu piekrišanu un lūgt pārtraukt datu apstrādi, saskaņā ar Privātuma politikas 29.punktu.
  2. Īstenojot Volko Engineering Leģitīmās intereses, uz kurām, pirms datu apstrāde tiek uzsākta,  tiek izvērtētas Volko Engineering intereses attiecībā pret Datu subjekta tiesībām tā, lai Volko Engineering komerciālās intereses nebūtu pretrunā ar Datu subjekta interesēm un brīvībām. Datu subjekts jebkurā brīdī ir tiesīgs lūgt šādi pamatotu datu apstrādi pārtraukt saskaņā ar šīs Privātuma politikas sadaļas “Datu subjekta tiesības” 23.punktu.  

Personas datu apstrādes principi

  1. Personas dati tiek apstrādāti godprātīgi, likumīgi un datu subjektam pārredzamā veidā.
  2. Personas dati tiek iegūti konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāku apstrādi neveic sākotnēji neparedzētiem mērķiem, vai ar minētajiem mērķiem nesavienojamā veidā. 
  3. Personas dati tiek glabāti tā, lai no tiem varētu identificēt Datu subjektu ne ilgāk, kā tas nepieciešams mērķiem, kuru izpildei dati iegūti vai apstrādāti. Volko Engineering personas datu glabāšanas termiņi noteikti Privātuma politikas 34. punktā.
  4. Personas dati tiek iegūti ievērojot datu apstrādes minimizācijas principu, kas nozīmē, ka dati ir adekvāti, atbilstīgi un ietver tikai to, kas nepieciešams to apstrādes nolūkiem.
  5. Volko Engineering nodrošina personas datu precizitāti un, ja vajadzīgs, personas dati tiek atjaunināti atbilstoši tā brīža aktuālajai informācijai, vai dzēsti.
  6. Personas dati tiek apstrādāti tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, t.i. aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi, datu nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu.

Personas datu apstrāde

  1. Volko Engineering apstrādā personas datus godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā, saprātīgi izmantojot pieejamos Volko Engineering tehniskos resursus.
  2. Lai nodrošinātu saistību izpildi attiecībā pret Datu subjektu, Volko Engineering ir tiesīga piesaistīt un pilnvarot sadarbības partnerus veikt atsevišķas pakalpojumu sniegšanas darbības. Ja, pildot šos uzdevumus, Volko Engineering sadarbības partneri apstrādā Volko Engineering rīcībā esošos Datu subjekta datus, attiecīgie sadarbības partneri ir uzskatāmi par Volko Engineering rīcībā esošo personas datu Apstrādātājiem, un Volko Engineering ir tiesības nodot Apstrādātājiem šo darbību veikšanai vajadzīgos Datu subjekta personas datus tādā apmērā, kādā tie nepieciešami darbību veikšanai.
    1. Gadījumos, kuros Volko Engineering pilnvaro Apstrādātājus noteikta uzdevuma veikšanai, gan Volko Engineering, gan Apstrādātāji nodrošina personas datu apstrādes aizsardzību saskaņā ar Fizisko personu datu apstrādes likumu un VDAR, kā arī neizmanto personas datus citos nolūkos, kā tikai ar Datu subjekta noslēgtā līguma saistību izpildei Volko Engineering uzdevumā. 

Personas datu apstrādātāji

  1. SIA Sales Systems vienotais reģistrācijas Nr. 40003721123, juridiskā adrese: Vef pabaži 35, Saulkrastu pag., Saulkrastu nov. LV-2160, sniedz grāmatvedības pakalpojumus par ko ir noslēgts spēkā esošiem normatīvajiem aktiem atbilstošs grāmatvedības pakalpojumu līgums , kā arī līgums par datu apstrādi.
  2. Informāciju par Apstrādātājiem rīcībā esošo informāciju Volko Engineering nodrošina pēc Datu subjekta pieprasījuma saskaņā ar 25. punktu.

Personas datu aizsardzība

  1. Volko Engineering aizsargā Datu subjekta personas datus izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un Volko Engineering saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā izmantojot šādus drošības pasākumus:
    1. Ugunsmūris un pretvīrusu programma;
    2. E-pastu šifrēšana, konfidenciālu dokumentu pārsūtīšanas gadījumā;
    3. Ar paroli aizsargātas Volko Engineering lietotās datu bāzes;
    4. Uzturot personas datu apstrādes reģistru;
    5. Nodrošina, ka personas, kuras darbojas ar Datu pārziņa pārvaldībā esošajiem Personas datiem ir pienācīgi apmācītas, kā arī saņēmušas atbilstošus un skaidrus norādījumus par veicamo datu apstrādi, tostarp šajā Privātuma politikā iekļautos drošības norādījumus;
    6. Nodrošina, ka Personas dati netiek nejauši vai nelikumīgi dzēsti, bojāti, nozaudēti, laboti vai apstrādāti;
    7. Nodrošina, ka Personas dati bez atļaujas netiek padarīti publiski pieejami, vai izpausti trešajām personām.

Datu subjekta tiesības

  1. Datu subjektam ir tiesības saņemt informāciju par to, kādi dati ir Pārziņa pārvaldībā saistībā ar Datu subjekta datu apstrādi, un pieprasīt to labošanu, papildināšanu vai dzēšanu, ierobežot datu apstrādi, kā arī iebilst pret to. Tiesības tiek īstenotas tiktāl, cik tās nav pretrunā ar Volko Engineering pienākumiem, kuri noteikti normatīvajos aktos, vai tiek veikti sabiedrības interesēs. 
  2. Gadījumos, kuros personas dati tiek apstrādāti pamatojoties uz normatīvajiem aktiem, līgumiska pamata, vai, lai īstenotu uzņēmuma leģitīmās intereses, personas datu dzēšanas pieprasījums var netikt īstenots, par ko Datu subjekts tiek informēts 30 dienu laikā no iesnieguma iesniegšanas brīža. Atbilde tiek sniegta ar skaidru, nepārprotamu pamatojumu par to, kāpēc personas datu dzēšanu nav iespējams īstenot, turpretī pamatota personas datu dzēšanas pieprasījuma gadījumā tiek nodrošināta atbilstoša personas datu dzēšana 30 dienu laikā no slēdziena par Datu subjekta pieprasījumu saņemšanas brīža.
  3. Datu subjekts var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:
    1. Iesniedzot elektroniski aizpildītu veidlapu, pieejama www.volkoengineering.com  par Datu subjekta tiesību īstenošanu, un nosūtot to uz info@volkoengineering.com Par datu subjektu tiesību īstenošanas pieprasījumu izskatīšanu atbildīgais – Volko Engineering valdes priekšsēdētājs Vladimirs Volkovs.   
  4. Saņemot Datu subjekta pieprasījumu, Volko Engineering pārliecinās par Datu subjekta identitāti, izvērtē pieprasījumu un izpilda to saskaņā ar normatīvajiem aktiem.
  5. Atbildi, šifrēta e-pasta formā, Volko Engineering nosūta uz Datu subjekta elektroniskā pasta adresi 30 dienu laikā, vai nosūtot pa pastu ierakstītas vēstules formā. Ja pirms atbildes sniegšanas rodas nepieciešamība precizēt informāciju vai veikt detalizētāku izpēti, atbilde var prasīt ilgāku laika periodu par 30 dienām, atkarībā no pieprasījuma satura.
  6. Strīdi, kas saistīti ar personas datu apstrādi, risināmi sarunu ceļā. Nerisināmu strīdu gadījumā, Datu subjektam ir tiesības vērsties Latvijas Republikas Datu valsts inspekcijā ar sūdzību, vai iesniegt prasību piekritīgajā Latvijas Republikas tiesā. 
  7. Datu apstrādes gadījumos, kuros tiesiskais pamats ir tikai un vienīgi Datu subjekta piekrišana, Datu subjektam ir tiesības jebkurā laikā sniegto piekrišanu atsaukt, pārtraucot turpmāko datu apstrādi, kas tikusi veikta pamatojoties uz Datu subjekta sniegto piekrišanu. Atsaucot piekrišanu, netiek pārtrauktas apstrādes, kuras tiek īstenotas pamatojoties uz citiem tiesiskajiem pamatiem. 
  8. Piekrišanas atsaukšana neietekmē apstrādes darbības, kuras veiktas kamēr Datu subjekta piekrišana bijusi spēkā.
  9. Datu subjekts var atsaukt piekrišanu tādā pašā veidā un formā, kā tā sniegta (rakstveidā, elektroniski, u.c.), kā arī nepieciešamības gadījumā sniedz visu informāciju par piekrišanu, tās būtību, no tās izrietošo personas datu apstrādi. 

Personas datu saņēmēju kategorijas

  1. Nododot personas datus trešajām personām, Volko Engineering izvērtē trešās personas datu aizsardzības un apstrādes aizsardzības līmeni atbilstoši normatīvajiem aktiem, lai nodrošinātu pēc iespējas lielāku Datu subjektu informācijas konfidencialitāti. 
  2. Volko Engineering rīcībā esošie personas dati netiek nodoti trešajām personām, izņemot gadījumos, kuros:
    1. Datu nodošana trešajai personai ir Līgumā iekļauts nosacījums, kura izpildes rezultātā ir iespējams nodrošināt Volko Engineering sniegto pakalpojumu. 
    2. Personas datu nodošanai Datu subjekts devis skaidru, nepārprotamu piekrišanu.
    3. Izpaust personas datus ir Volko Engineering pienākums, saskaņā ar normatīvajiem aktiem:
      1. Uzraugošajām tiesībaizsardzības iestādēm, izmeklēšanas iestādēm, prokuratūrai, operatīvās darbības subjektiem, notāriem, bāriņtiesām, tiesu izpildītājiem, Valsts ieņēmumu dienestam, Finanšu un kapitāla tirgus komisijai, Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas dienestam, Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojam, Valsts kasei, Valsts kontrolei, Latvijas Bankai, parlamentārās izmeklēšanas komisijai un citām Kredītiestāžu likumā un citos normatīvajos aktos noteiktajām personām, lai tās izpildītu tām paredzētās funkcijas. 
    4. Volko Engineering leģitīmo interešu aizsardzībai, piemēram, iesniedzot prasību tiesā pret personu, kura aizskārusi Volko Engineering leģitīmās intereses.

Personas datu glabāšanas termiņi 

  1. Volko Engineering apstrādā tās rīcībā esošos personas datus tik ilgi, kamēr izpildās sekojošie nosacījumi:
    1. Kamēr līgumsaistības ar Datu subjektu ir spēkā;
    2. Tik ilgi, cik nepieciešams, lai sasniegtu mērķi vai izpildītu uzdevumu, kādam personas dati iegūti;
    3. Tik ilgi, cik nepieciešams, lai nodrošinātu Volko Engineering vai Datu subjekta leģitīmo interešu realizēšanu. (Piemēram, lai Datu subjekts spētu iesniegt iebildumus, vai celt prasību tiesā);
    4. Kamēr kādai no pusēm pastāv juridisks pienākums datus glabāt;
    5. Kamēr ir spēkā Datu subjekta piekrišana.

Kad neviens no nosacījumiem vairs nav attiecināms, personas dati tiek dzēsti.

  1. Papīra formāta dokumenti tiek glabāti saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktajiem termiņiem, kā arī lai nodrošināt Datu pārziņa Leģitīmās intereses (piemēram, līgumsaistību izpildi, parādu piedziņu, potenciālas tiesvedības gadījumā u.c.) noilguma periodā, kā arī saskaņā ar Civillikuma 1895. pantu un Komerclikuma 406. pantu gadījumos, kuros šāda laika termiņa dokumentu glabāšana ir pamatota. 

Citi noteikumi

  1. Volko Engineering pastāvīgi attīsta savu darbību un pilnveido tās sniegtos pakalpojumus, līdz ar to, Privātuma politika var tikt mainīta vai papildināta jebkurā laikā. Aktuālā datu apstrādes principu redakcija ir pieejama www.volkoengineering.com mājaslapā.